Martin Erlewein
Rechtsanwalt, Fachanwalt für IT-Recht
Datenschutzbeauftragter (extern)
5. Betreff, OptOut, Impressum - Informationspflichten bei kommerziellen E-Mails
Welche Informationen muss ein E-Mail-Newsletter enthalten?
Kopf- und Betreffzeile
Für eine Werbe-E-Mail gelten genaue Vorgaben für ihre Kopf- und Betreffzeile. Diese müssen den Absender und dass es sich um eine kommerzielle Nachricht handelt, erkennen lassen. Als Absender ist
der tatsächliche Veranlasser der jeweiligen Werbe-E-Mail anzugeben. Dieser kann je nach Gestaltung verschieden von dem in der E-Mail angegebenen Absender sein, wenn Werbung z.B. im Auftrag des
tatsächlichen Veranlassers versendet wird.
Ein absichtliches Verschleiern oder Verheimlichen dieser Informationen stellt dagegen eine Ordnungswidrigkeit dar. Ein Verschleiern liegt vor, wenn die Kopf- und Betreffzeile absichtlich so
gestaltet ist, dass dem Empfänger vor Öffnen der E-Mail eine irreführende Information über die tatsächliche Identität des Absenders oder den kommerziellen Charakter der Nachricht angezeigt wird.
Das ist zum einen der Fall, wenn die Absenderangaben vortäuschen, die Nachricht stamme von einer offiziellen Stelle („Ordnungsamt Stuttgart“), von einem Geschäftspartner („Google“) oder aus dem
Freundeskreis des Empfängers („Ulrike“). Und zum anderen in der Betreffzeile bewusst irreführende Aussagen (z.B. „Inkassoanfrage“, „Bitte um Rückruf“, „Danke für Ihre Buchung“) gemacht werden, um
über den werbenden Charakter der Nachricht zu täuschen und den Empfänger dazu zu bewegen, die Mail zu öffnen.
Ein Verheimlichen liegt dagegen vor, wenn die Kopf- und Betreffzeile absichtlich so gestaltet sind, dass der Empfänger vor Einsichtnahme in den Inhalt der Kommunikation keine Informationen über
die tatsächliche Identität des Absenders oder den kommerziellen Charakter der Nachricht erhält, weil der Versender z.B. die Absenderzeile im Header nicht ausgefüllt oder den Header komplett
entfernt.
OptOut-Link
Um auf alle Fälle eine unzulässige Belästigung durch ungewollte E-Mails zu verhindern, sollte jede deiner E-Mails den deutlichen Hinweis darauf enthalten, dass der Empfänger seine erteilte
Einwilligung jederzeit widerrufen bzw. sich jederzeit vom Newsletter abmelden kann. Dieser Hinweis sollte mit dem entsprechenden Link versehen sein, der zu einem Opt-Out führt. Das Opt-Out sollte
so einfach gestaltet sein, wie das ursprüngliche Opt-In. Das heißt, die Abmeldung kann durch einfachen Klick auf den Link erfolgen und nicht erst nach - zwingender - Beantwortung von Fragen zum
Grund der Abmeldung.
Im Text zum OptOut solltest Du klarstellen, dass der Link nur die Übersendung des Newsletters per E-Mail betrifft und kein genereller Widerspruch gegen die Verarbeitung der personenbezogenen
Daten des Empfängers zu Werbezwecken bedeutet.
Textbeispiel zum OptOut-Link
„Sie erhalten diesen Newsletter aufgrund ihrer hierzu erteilten Einwilligung. Wenn Sie unseren Newsletter in Zukunft nicht mehr erhalten möchten, klicken Sie bitte HIER.“
Die Abmeldung muss von dir nicht zwingend durch eine E-Mail bestätigt werden. Es reicht, wenn die Bestätigung im Browserfenster erfolgt. Falls du die Abmeldung dennoch per E-Mail bestätigen
möchtest, darf diese Mail keine Form der Werbung beinhalten, denn genau dafür wurde dir ja gerade die Einwilligung entzogen. Eine Formulierung wie: „Wir hoffen, Sie bald wieder zu unseren tollen
Angeboten begrüßen zu dürfen.“ dürfte schon als unzulässige Werbung gelten.
Impressum
Werbung unter Verwendung von E-Mails zählt zur kommerziellen Kommunikation, für die sich Informationspflichten aus dem Telemediengesetz (TMG) ergeben. Ziel ist auch hier die Sicherstellung eines
hohen Maßes an Transparenz und Entscheidungsfreiheit für den Empfänger. Danach muss eine geschäftsmäßige E-Mail – also auch dein Newsletter - ebenso wie eine Webseite ein Impressum entsprechend §
5 TMG haben. Das Impressum muss mindestens die folgenden Informationen beinhalten:
Beispiel eines Impressums
IMPRESSUM
Maxi Musterhaft
Alte Musterstr. 28b
12345 Velbert
Telefon: +49 (0) 1234 5678
E-Mail: info@mustergueltig.de
USt-IdNr: DE123456789
Kanzlei Erlewein
Alte Poststr. 28b
42555 Velbert - Langenberg
Email info@kanzlei-erlewein.de
Tel. +49 (0) 2052 8352343